Bereich 2 · E-Mail-Automatisierung

Jede Mail kennt ihren Weg.

Heute landet alles in einem Postfach. Zahnkonform gibt der Praxis eine klare Adressstruktur und legt Automatisierung dahinter: Rechnungen verbuchen sich, Versicherungsanfragen beantworten sich als Entwurf.

Schritt 1

Die neue Adressstruktur

Ein Entwurf zum gemeinsamen Finalisieren. Alle bestehenden Adressen bleiben erreichbar und leiten weiter.

Entwurf, finalisieren wir gemeinsam

praxis@zahnkonformZentrale Adresse für alles Organisatorische.⚙ Eingang wird vorsortiert.
anfrage@zahnkonformNeue Patienten und Termine.⚙ Eingangsbestätigung, Anliegen als Aufgabe fürs Team.
rechnung@zahnkonformAlle Eingangsrechnungen.⚙ Erkennung und Weitergabe an DATEV, siehe Demo.
versicherung@zahnkonformErstattungsfragen von Patienten.⚙ Agent entwirft die Antwort, Ihr Team gibt frei.
bewerbung@zahnkonformBewerbungen, getrennt vom Tagesgeschäft.⚙ Eingangsbestätigung, Übersicht für die Leitung.

Bestehende Postfächer→info@zahnaerzte-am-kelterplatz.de leitet weiter an praxis@ · Alt-Adressen bleiben aktiv, nichts geht verloren.

Interaktive Demo

Von der Rechnungs-Mail in die Buchhaltung

Eine Rechnung trifft bei rechnung@ ein. Ab hier läuft alles automatisch, bis auf die Freigabe.

Automatisierbar, technisch belegt

Interaktive Demo

Versicherungsanfragen: Entwurf statt Aufwand

Ein Patient meldet eine gekürzte Erstattung. Der Agent kennt den Vorgang und entwirft die Antwort samt Stellungnahme. Ein Klick, raus ist sie.

Automatisierbar, technisch belegt

Posteingang versicherung@

julia.hartmann@web.de

Heute, 09:41

Erstattung abgelehnt, was nun?

Guten Morgen, meine Zusatzversicherung (DFV) hat die Rechnung vom 12.07. über 486,20 € nur zur Hälfte erstattet. Begründet wird das mit einem angeblich zu hohen Steigerungssatz. Können Sie mir helfen? Viele Grüße, Julia Hartmann

Antwortentwurf des Agenten

◔ Entwurf, wartet auf Freigabe

An: julia.hartmann@web.de · 📎 Stellungnahme_GOZ_2026-07-12.pdf

Liebe Frau Hartmann, vielen Dank für Ihre Nachricht, das klären wir gern für Sie. Der berechnete Steigerungssatz von 2,3 ist der Regelsatz der Gebührenordnung für Zahnärzte und auf Ihrer Rechnung korrekt ausgewiesen. Einige Versicherungen kürzen dennoch pauschal. Anbei erhalten Sie eine fachliche Stellungnahme zur Vorlage bei der DFV, die die Berechnung Position für Position begründet. Bitte reichen Sie das Schreiben bei Ihrer Versicherung ein. Sollte die DFV bei der Kürzung bleiben, melden Sie sich einfach noch einmal, dann schauen wir gemeinsam auf die nächsten Schritte. Herzliche Grüße Ihr Praxisteam, Zahnärzte am Kelterplatz

Kein Entwurf verlässt die Praxis ohne Freigabe.

So wird das technisch gebaut

Die neuen Adressen laufen über einen E-Mail-Dienst mit Empfangs-Schnittstelle, die Alt-Postfächer leiten automatisch weiter.
E-Rechnungen werden aus ihren strukturierten Daten gelesen, alte PDF-Rechnungen per Texterkennung und KI.
Die Übergabe an DATEV nutzt den offiziellen Weg: eine automatisch erzeugte Mail an Ihre persönliche DATEV-Adresse. Freigeschaltet wird der Absender einmalig.
Doppelte Rechnungen werden erkannt und aussortiert, jeder Schritt ist protokolliert.

Was automatisiert wird

Neue Adressstruktur mit Weiterleitungen aller Alt-Postfächer
Eingangsrechnungen erkennen und an DATEV übergeben
Versicherungsanfragen als Entwurf beantworten

So funktioniert es

Eigene Domain mit Empfangs-Infrastruktur
E-Rechnung strukturiert, PDF per Texterkennung und KI
DATEV-Übergabe über den offiziellen Weg

Das klären wir gemeinsam

Wunsch-Domain für die neue Struktur
Bestandsaufnahme der heutigen Postfächer
Nutzt Ihre Steuerkanzlei DATEV Unternehmen online?
Tonalität der Versicherungs-Antworten