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Jede Mail kennt ihren Weg.

Heute landet alles in einem Postfach. zahnkonform.ai gibt dir eine klare Adressstruktur und legt Automatisierung dahinter.

Schritt 1

Die neue Adressstruktur

Entwurf zum gemeinsamen Finalisieren. Alte Adressen bleiben erreichbar und leiten weiter.

Entwurf

praxis@zahnkonformAlles Organisatorische.⚙ Eingang wird vorsortiert.
anfrage@zahnkonformNeue Patienten und Termine.⚙ Bestätigung, Aufgabe fürs Team.
rechnung@zahnkonformAlle Eingangsrechnungen.⚙ Erkennung, Weitergabe an DATEV.
versicherung@zahnkonformErstattungsfragen.⚙ Agent entwirft, du gibst frei.
bewerbung@zahnkonformBewerbungen separat.⚙ Bestätigung, Übersicht für die Leitung.

Bestehende Postfächer→info@zahnaerzte-am-kelterplatz.de leitet weiter an praxis@ · Alt-Adressen bleiben aktiv, nichts geht verloren.

Demo

Von der Mail in die Buchhaltung

Eine Rechnung trifft ein. Ab hier läuft alles automatisch, bis auf die Freigabe.

Technisch belegt

Demo

Versicherungsanfragen: Entwurf statt Aufwand

Patient meldet eine gekürzte Erstattung. Der Agent entwirft die Antwort samt Stellungnahme.

Technisch belegt

Posteingang versicherung@

julia.hartmann@web.de

Heute, 09:41

Erstattung abgelehnt, was nun?

Guten Morgen, meine Zusatzversicherung (DFV) hat die Rechnung vom 12.07. über 486,20 € nur zur Hälfte erstattet. Begründet wird das mit einem angeblich zu hohen Steigerungssatz. Können Sie mir helfen? Viele Grüße, Julia Hartmann

Antwortentwurf

◔ wartet auf Freigabe

An: julia.hartmann@web.de · 📎 Stellungnahme_GOZ_2026-07-12.pdf

Liebe Frau Hartmann, vielen Dank für Ihre Nachricht, das klären wir gern für Sie. Der berechnete Steigerungssatz von 2,3 ist der Regelsatz der Gebührenordnung für Zahnärzte und auf Ihrer Rechnung korrekt ausgewiesen. Einige Versicherungen kürzen dennoch pauschal. Anbei erhalten Sie eine fachliche Stellungnahme zur Vorlage bei der DFV, die die Berechnung Position für Position begründet. Bitte reichen Sie das Schreiben bei Ihrer Versicherung ein. Sollte die DFV bei der Kürzung bleiben, melden Sie sich einfach noch einmal, dann schauen wir gemeinsam auf die nächsten Schritte. Herzliche Grüße Ihr Praxisteam, Zahnärzte am Kelterplatz

Kein Entwurf geht raus ohne deine Freigabe.

So wird es gebaut

Die Kette ist überall dieselbe: empfangen, prüfen, lesen, übergeben, nachsehen. Interessant sind die Stellen, an denen so etwas normalerweise schiefgeht.

Empfang über eine eigene Domain: Die neuen Adressen laufen über einen Dienst mit Empfangs-Schnittstelle: ein MX-Eintrag auf die Domain, jede eingehende Mail löst einen Aufruf bei uns aus, Anhänge holen wir über die Programmierschnittstelle. Die alten Postfächer leiten weiter, es geht nichts verloren und niemand muss umlernen.
Zuerst Echtheit, dann Dubletten: Vor jeder Verarbeitung werden die Absender-Signaturen geprüft (SPF, DKIM, DMARC), danach erkennen wir Dubletten über die Nachrichten-Kennung und eine Prüfsumme des Anhangs. Dieselbe Rechnung zweimal gebucht ist in so einer Kette der teuerste Fehler.
E-Rechnung strukturiert lesen, Texterkennung nur als Rückfall: Liegt eine E-Rechnung vor, also ZUGFeRD oder XRechnung, lesen wir das eingebettete XML und haben exakte Werte ohne Ratespiel. Erst wenn keins da ist, kommen Texterkennung und KI zum Zug, und deren Ergebnis wird gegen die Summenzeile gegengerechnet.
DATEV in zwei Stufen: Start über Upload Mail an eure persönliche DATEV-Adresse: kostenlos, aber nur PDF und TIF, höchstens 50 Belege und 20 MB je Mail, und der Absender muss einmalig freigeschaltet werden. Reicht das nicht, folgt Belegtransfer mit Ordnerüberwachung oder die Documents-Schnittstelle mit begleitetem Onboarding. Den Rechnungsdatenservice 2.0 nutzen wir nicht, der wird abgeschaltet.
Erfolg wird nachgesehen, nicht angenommen: Ob ein Beleg angekommen ist, prüfen wir in DATEV Unternehmen online nach. „Mail ist raus" ist kein Nachweis. Parallel läuft alles in ein unveränderbares Archiv, damit die Kette später prüfbar bleibt.
Freigabe bleibt bei euch: Versicherungsantworten entstehen als Entwurf, aufgebaut aus euren bisherigen Formulierungen. Rausgehen kann nur, was ein Mensch freigegeben hat. Der Agent schreibt, ihr unterschreibt.

Technisch dahinter

Die neuen Adressen laufen über einen E-Mail-Dienst mit Empfangs-Schnittstelle, alte Postfächer leiten weiter.
E-Rechnungen werden strukturiert gelesen, alte PDFs per Texterkennung und KI.
Die Übergabe an DATEV nutzt den offiziellen Weg: eine Mail an deine persönliche DATEV-Adresse.
Doppelte Rechnungen werden erkannt, jeder Schritt ist protokolliert.

Was automatisiert wird

Neue Adressstruktur mit Weiterleitungen
Eingangsrechnungen an DATEV
Versicherungsanfragen als Entwurf

Wie es funktioniert

Eigene Domain mit Empfangs-Infrastruktur
E-Rechnung strukturiert, PDF per KI
DATEV über den offiziellen Weg

Was wir noch klären

Wunsch-Domain
Bestandsaufnahme der Postfächer
Nutzt deine Kanzlei DATEV Unternehmen online?
Tonalität der Antworten

Weiter geht es

Warenwirtschaft für Dentista

Die Handelsfirma bekommt eine eigene Software: Einkauf bei den Depots, Lager mit Chargen, Ausgangsrechnung ans MVZ, alles an DATEV.

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